Que a imparcialidade e a seriedade da função do Síndico, para a maioria dos condôminos, não deve ser questionada. Alguns até deixam sua função se forem questionados, pois não admitem que existam dúvidas de seu caráter?
A princípio, você síndico, acredita que todos devam te julgar honesto, pelo fato de ser. Mas, você tem certeza de agir corretamente, assim como a sua administradora, e não cometem falhas, erros ou omissões?
Sabemos, e temos visto aqui no Rio de Janeiro, nos condomínios residenciais e comerciais, que é muito difícil viver num local administrado por uma pessoa corrupta, como também é muito desagradável gerir um condomínio cercado por desconfiança. Por isso, o correto é sempre manter a transparência de suas contas.
Atente para o seguinte: Se seu funcionário ou sua administradora cometer um desfalque, a responsabilidade é do Síndico, pois foi ele quem designou essas pessoas e, como tal poderá responder civil e criminalmente por até 5 anos depois do fato ocorrido.
Veja o nosso artigo do eSocial, que se aplica inclusive aos condomínios, tendo empregados ou não. Se por acaso informar o CPF errado de seu funcionário, poderá receber uma multa daqui há 5 anos. Quem errou? Não interessa. É o Condomínio que vai ter de pagar a multa e a falha será atribuída ao Síndico que administrava naquele ano. Cabendo aos condôminos decidirem se entra ou não em ação judicial contra ele.
Não apenas o Conselho Fiscal ou Conselho Consultivo devem ficar atentos à prestação de contas, os condôminos também: ela é a chave para saber como está a saúde financeira do condomínio.
Se houver desconfiança na prestação de contas, uma dica é estudar cada nota fiscal, para saber se a documentação não é “fria”. Cheque o telefone e endereço das empresas citadas, fone para as concorrentes ou para outras que oferecem o mesmo serviço ou material.
O correto é haver uma conferência mensal das contas do condomínio pelo Conselho, evitando assim que essa conferência seja feita apenas uma vez por ano. É importante que os moradores também acompanhem as contas mensalmente. Todos tem direito de examinar a pasta de prestação de contas mensais e para tanto devem marcar um horário com o síndico ou administradora e lembre-se, o exame da pasta e documentos deve ser feito na frente do responsável, não pode ser levada para sua casa ou escritório.
Até podemos dizer que um Síndico tem mais responsabilidades por lidar com recursos de terceiros, do que um sócio administrativo-financeiro de uma empresa, que lida com o dinheiro deles. Excetuando-se, é claro, quando se tratar de uma sociedade com mais de 100 acionistas ou de capital aberto.
No passado, quando um novo síndico assumia, a auditoria era contratada para examinar os anos anteriores, é o que designamos de auditoria investigativa. Ultimamente somos contratados pelo síndico em exercício, quando este entende que não pode obrigar os condôminos a ter confiança nele. Convém que eles tenham um parecer de auditoria atestando estarem adequadas as suas contas e nos pedem o que designamos uma auditoria preventiva – que no princípio informa o que achou errado e como corrigir. As falhas encontradas em ambos os casos são muitas. Listamos aqui até os mais simples:
→ Evitar aquisições comprovadas por recibo de caixa, pois em poucos meses a impressão eletrônica desaparece. Devem tirar Xerox e escrever a caneta o que foi comprado;
→ Comparar mensalmente a despesa realizada e o acumulado do período, com o orçamento aprovado em assembleia, devidamente calculado para o mês realizado;
→ Manter dois tipos de relatórios para inadimplentes, os apurados no mês e o acumulado;
→ É usual as administradoras manterem uma conta “pool” englobando vários condomínios, mas já tem algumas que mantém várias contas em nome delas, porém segregado pelo CNPJ do condomínio e assim é possível confrontar a prestação de contas por ela efetuada, com os recebimentos e pagamentos constantes no extrato do banco – fato que dará mais transparência às contas;
→ Compras sem orçamentos;
Ou seja, não bata o Síndico ter ficha limpa – ele tem de entender de administração, obrigações fiscais e acessórias e, não tendo o know-how necessário, precisará se munir de pessoas capazes onde, inclusive, um confere o outro.
Apesar das contas serem julgadas corretas pelo Conselho Fiscal e aprovadas em Assembleia, sua responsabilidade só caduca depois de decorrido cinco anos, como já mencionamos.
Geralmente, o primeiro passo para entrar com ação contra um síndico que tenha agido de má-fé, é contratar uma auditoria, que emitirá seu relatório devidamente consubstanciado. O serviço pode ser contratado mesmo sem a anuência do síndico, podendo ser discutido em uma assembleia, convocada pelo síndico ou por um quarto das assinaturas dos condôminos, sendo necessária a aprovação de maioria simples dos presentes.
Também é comum acontecer combinação entre síndico, conselheiros e administradora. Mas lembramos que, quando um grupo de pessoas se junta para cometer um crime, passam a formar uma quadrilha. Ou seja, se o síndico não está “agindo” sozinho, e há mais pessoas o ajudando a cometer ilegalidades, todos devem ser igualmente punidos.
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