Como impedir a fraude de funcionários e proteger sua empresa
A fraude por funcionários pode ocorrer de várias maneiras, abaixo algumas:
→ Utilizando funcionários fantasmas na folha de pagamento;
→ Forjando relatórios com despesas majoradas;
→ Criando fornecedores fictícios;
→ Adotando processos de licitação fraudulentos;
→ Implantando recompensas de fornecedores;
→ Ocultando o recebimento de contas a receber;
→ Uso indevido da empresa em operações estranhas;
→ Falsificação de extratos bancários ocultando recebimentos para omitir pagamentos fraudulentos;
→ Cartões de crédito para uso pessoal; e assim por diante.
O primeiro passo usado para desestimular essas fraudes é estabelecer o “tom vem do topo” em relação ao comportamento ético. Em seguida, implemente os seguintes passos para impedir a fraude por funcionários em sua empresa antes que se torne um problema:
Segregação de tarefas – Tarefas incompatíveis (isto é, impedir que uma pessoa que tenha acesso a dinheiro e seja responsável por seus controles, como conciliar o extrato bancário), eliminar a possibilidade dos funcionários a ajudar-se com o dinheiro da empresa. Estruturar as atribuições de tarefas para minimizar as oportunidades de desviar fundos. Estabeleça processos que exijam etapas críticas a serem aprovadas por um segundo indivíduo.
Veja restaurantes: Quem distribui a comanda pré-numerada não é quem recebe.
Férias Obrigatórias – Tornar obrigatório para cada funcionário tirar férias anualmente. Isso exigirá que outro funcionário ocupe esse cargo por um curto período, o que criará uma oportunidade de observar quaisquer irregularidades que o fraudador estava tentando encobrir.
Declarações bancárias – Proprietários de pequenas empresas devem ter extratos bancários corporativos enviados para sua residência pessoal. Uma revisão rápida poderia descobrir irregularidades. No mínimo, os funcionários com acesso às contas bancárias da empresa, devem ter a impressão de que o proprietário achou tempo para rever os extratos bancários a cada mês. Não forneça a um funcionário um extrato bancário fechado; fazer isso frustraria o propósito de enviar os extratos para a residência do proprietário.
Manual do Funcionário – Um manual do empregado devidamente preparado deve claramente indicar os possíveis comportamentos inadequados e fornecer orientações sobre os mais adequados que deverão seguir. Para exemplo, como solicitar o reembolso de despesas ou o uso adequado do cartão de crédito da empresa.
Descrição do trabalho – Cada funcionário deve ter uma descrição detalhada do trabalho. Isso ajuda a eliminar atribuições de trabalho incompatíveis e responsabiliza os funcionários por qualquer falha nos controles internos.
Seguro – Cada funcionário que esteja em uma posição de confiança ou tenha acesso a dinheiro deve estar vinculado a seguros.
Verificações de antecedentes – No mínimo, antes de contratar pessoal contábil e financeiro, executar uma verificação de antecedentes criminais, pesquisar empregadores anteriores e confirmar referências.
Observação – Observe se algum funcionário está vivendo além de suas possibilidades, como dirigir veículos luxo, mudando para um bairro mais abastado, usando roupas ou joias caras, gozando férias em locais exóticos ou gastar excessivamente em itens de luxo. São bandeiras vermelhas – ignore-as por sua própria conta e risco.
Linha Direta de Fraude – Implemente uma linha direta anônima como forma de seus funcionários relatarem atividade ilegal a qualquer momento.
Reporte à Seguradora – Denuncie as comunicações de fraude à companhia de seguros de maneira oportuna para aderir às disposições da sua política e para impedir que a companhia de seguros use a omissão para invalidar potenciais pagamentos por perdas.
Reporte às autoridades – O prosseguimento de acusações criminais dissuadirá outros funcionários e poderá resultar em recuperação do “roubo”. Algumas políticas de fidelidade exigem a comunicação da fraude às autoridades antes do pagamento de qualquer reclamação.
Estas são algumas sugestões simples para impedir a fraude por funcionários em sua empresa.
Lembre-se, mais empregado mais possibilidade de fraude que requer motivo/pressão, racionalização e oportunidade:
→ Pressão = Necessidades financeiras (por exemplo, contas médicas, hábito de jogo, divórcio, pressão dos colegas).
→ Racionalização = “Eu pagarei depois” ou “A empresa não paga o suficiente”
→ Oportunidade = controles internos fracos. A maioria dos sócios de empresas não acredita que seus funcionários possam desviar recursos de sua empresa. Ao invés de esperar que a fraude do funcionário não ocorra, aja proativo, estabeleça processos que reduzam o risco de fraude mesmo se um funcionário não quiser “roubar da empresa”. Lembre-se, muitas vezes é o seu funcionário mais confiável é quem faz a fraude porque você forneceu a oportunidade.
EXEMPLOS DE SINGLE PARA LINHAS DE FRAUDE
Usar um single para linhas diretas para comunicar fraude de empregados podem ser:
→ Me ligue (me ligue) na linha.
→ Ligue para mim, ligue para mim a qualquer hora.
→ Me ligue (me ligue) meu empregado.
→ Você pode me ligar qualquer dia ou noite.
→ Me liga.
Como vimos nos singles escritos para o filme American Gigolô.
Também é um ótimo lembrete de que qualquer empresa deve encorajar seus funcionários a “chamá-los” a qualquer momento que virem ou ficarem ciente de qualquer tipo de conduta que prejudique a empresa, ou seja, fraudulenta.
As linhas diretas de fraude são uma das ferramentas de prevenção de fraude e relatórios mais eficazes em termos de custo. Alguns me disseram que uma linha direta de fraude é uma ferramenta reacionária. Verdade.
Pode-se argumentar que com tal esforço o mecanismo de denúncia de fraudes de funcionários é um bom impedimento de fraude.
Dicas internas são as principais fontes de detecção de fraudes, consoante o Instituto Americano de 2016.
Relatório dos Examinadores de Fraude Certificados para as Nações há uma correlação direta entre ter uma linha direta de fraude e redução de perdas por fraude com detecção mais rápida de incidentes.
A espinha dorsal da linha direta eficaz contra fraudes fornece anonimato e confidencialidade.
Alguns funcionários querem ajudar, notificando a gestão de condutas questionáveis. No entanto, muitos empregadores não oferecem ao funcionário uma opção para se comunicar além de uma nota anônima sob a porta ou um e-mail de um endereço de e-mail anônimo. Em algumas dessas circunstâncias, o funcionário fica adivinhando o que fazer e quem contatar.
Alguns programas de fraude preventiva falham porque o funcionário pode não confiar na pessoa interna designada como o contato da empresa. Outros funcionários não se envolverão porque nada é para eles, eles não querem fazer ondas, eles temem a retaliação de colegas de trabalho, ou simplesmente não se importam se o funcionário usa uma conduta que pode estar colocando a empresa em risco.
Os funcionários que denunciarem conduta fraudulenta devem ser protegidos contra retaliação.
O medo do colega de trabalho de uma retaliação é a principal razão pelas quais muitos escolhem denunciar anonimamente a conduta fraudulenta.
Eles querem que a empresa seja informada e resolva um erro, mas eles não querem seu nome associado ou ser envolvido de alguma forma.
Embora o foco seja incentivar funcionários a denunciar qualquer tipo de fraude financeira, uma linha direta de fraude eficaz permite que um funcionário denuncie conduta imprópria, como:
1. Roubo
2. Conflitos de interesse
3. Corrupção
4. Falsificação de registros
5. Representações falsas das demonstrações financeiras
6. Violações éticas
7. Violação de leis
8. Negligência regulamentar
9. Violações das políticas da empresa, incluindo a segurança no local de trabalho.
10. Discriminação e assédio
Enquanto algumas empresas designam um empregado interno para servir como destinatário de tais notificações, é significativamente mais eficaz manter um serviço externo para lidar com denúncia de fraudes.
Confidencialidade é muito importante. Se o funcionário sentir que sua voz seja reconhecida, a chance dele ligar é remota. Eles também temem que seu empregador reconheça sua caligrafia.
Os funcionários devem ter uma maneira de se comunicar com o representante do empregador pela internet, e-mail, telefone, correio tradicional para uma Caixa Postal.
Relatar pela internet é um mecanismo muito popular.
Os empregadores devem ter a opção de um contato de relatório interno ou externo. Lembre-se, fraude externa linhas diretas tem custo baixo sendo muito mais efetivas. Embora as linhas diretas de fraude interna sejam menos caras, eles são menos confiáveis pelos funcionários.
Linhas diretas de fraude devem ser promovidas em toda a empresa em cartazes, boletins informativos e reforçadas em todos os setores, formas de marketing interno e comunicação. A gerência deve incentivar repetidamente os funcionários a utilizar a linha direta de fraude para denunciar os erros, enfatizar o tom apropriado no topo e tranquilizar o informante que eles serão protegidos.
Para mais informações sobre prevenção de fraudes no local de trabalho nos contate.
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