No final de abril noticiamos em nosso site “Quem comete fraude na pessoa jurídica” e respondemos: “todos”.
Basta não entender de contabilidade ou de não ter controles internos eficientes. Ao delegar algumas das atividades que você não tem tempo para fazer, e pronto, seu suado lucro ou superávit vai embora. A contabilidade, pelo fato de vincular uma operação de saída ao de uma entrada, ou seja, utilizar o método das partidas dobradas – um ou mais débitos que correspondem a um ou mais créditos já permite alguma segurança, desde que você conheça algumas dicas de segurança.
Dentre inúmeros fatores básicos na implementação dos controles internos, citamos o da segregação de funções como, por exemplo, quem aprova operações não deve executar o controle das mesmas, ou seja, um funcionário encarregado das compras não deve ser o encarregado do controle das contas de fornecedores, da mesma forma que um vendedor não deve ser o encarregado do controle das contas de clientes.
Algumas dicas de segurança: Controles internos e contábeis
- Mantenha um caixa de fundo fixo para pagamento de pequenas despesas em dinheiro, ou seja, os pagamentos efetuados devem ser reembolsados através de um cheque a favor do encarregado do caixa do mesmo valor dos comprovantes anexados. O valor desse fundo fixo pode variar de R$500,00 a R$2.000,00 ou mais, para que seu reembolso ocorra em torno de 5 a 10 dias. Dessa forma sempre estará em poder do encarregado do caixa o valor do fundo fixo, em espécie e documentos. A contabilização desses pagamentos por caixa será efetuada na conta bancária de onde foi emitido o cheque de reembolso.
- Na contabilidade deve ser mantida contas analíticas de cada cliente ou de fornecedor, devendo-se atentar que o saldo ao final de cada mês deve corresponder, exatamente às não recebidas ou pagas. Atente para que essas notas ficais não sejam posteriores à data de seu vencimento normal, o que pode indicar atrasos no recebimento ou pagamento, e/ou possibilidades de erros ou fraudes.
- Idêntico tipo de controle ao acima se deve dedicar aos tipos de impostos devidos ou retidos pela empresa.
- Quanto ao imobilizado, dado a inviabilidade de ser mantida uma conta analítica para cada bem adquirido, devem a cada aquisição elaborar uma ficha individual para cada bem, apondo nessa ficha sua descrição, valor e uma numeração crescente, cuja numeração deve ser aposta no bem, com objetivo de facilitar sua identificação e ao menos uma vez por ano efetuar seu inventário físico confrontando a soma dos valores da soma dessas fichas aos saldos contábeis de cada conta. No contábil, o imobilizado é mantido contas analíticas apenas por cada tipo de bem, citando: terrenos; construções; máquinas e equipamentos; móveis e utensílios; equipamentos de informática e outros. Nas fichas individuais dos bens deve conter o nome das contas analíticas mantidas na contabilidade.
Poderemos oferecer, sem quaisquer compromissos, um diagnóstico gracioso da situação da possibilidade de roubo aos 10 primeiros que nos contatarem, como também propostas para execução de serviços de auditoria, bastando nos enviar um seu balancete analítico, podendo ser através deste site em contatos, ou pelos e-mails: fiore@binahauditores.com.br e binah.rj@binahauditores.com.br