Entrevista entre o Síndico do Condomínio Rio Paraná, Marcelo Aguieiras Moreno e Fiore Capece, sócio da BINAH Auditores Independentes.
Marcelo Aguieiras: Qual é o objetivo de uma auditoria num Condomínio?
Fiore: A auditoria é uma técnica especializada destinada a atender vários propósitos, destacando:
- a) Auditoria investigativa;
- b) Auditoria preventiva.
A primeira, investigativa, decorre da necessidade de comprovar casos de desvios e fraudes, a fim de apurar responsabilidades e dar meios para mover ação contra o Síndico, que independente de culpa é o responsável pela sua administração e que, infelizmente é a mais comum.
A segunda, preventiva, é utilizada como ferramenta de gestão que o Síndico, por sua livre vontade e/ou por recomendação do Conselho Fiscal ou dos Condôminos utilizam para saber se as contas estão sendo adequadamente geridas. Atualmente é importante na gestão de qualquer condomínio, desde que utilizada adequadamente como um meio de controle e tem o objetivo de atestar a lisura das contas, como ocorre inclusive em vários outros ramos de atividade, se bem que em condomínios se lida com recursos de terceiros confiado à administração de um sindico.
Marcelo Aguieiras: É comum a auditoria preventiva?
Apesar deste condomínio a utilizar, na maioria das vezes somos contratados para executar auditoria investigativa, em vista de suspeitas e ou mesmo fraudes e demais irregularidades.
Marcelo Aguieiras: Como é processado esse serviço?
Fiore: Quando prestados pela Binah, são analisadas as Atas de Assembleias, o Estatuto, os Pareceres do Conselho Fiscal e as prestações de contas mensais que são convertidas para o Excel a fim de confirmar a adequação de somas e saldos apresentados, sendo que:
Das receitas constatamos se emissões das cobranças coincidem com Convenção e Orçamento e se os não recebidos constam como inadimplentes; se pela baixa de inadimplentes ocorre o ingresso com os encargos usualmente cobrados e se são, quando for o caso, cobrados judicialmente.
Das despesas analisamos pagamentos a partir de um valor mínimo, nos casos de serviços eventuais, obras, materiais e outros semelhantes se observam se o documento é hábil e aplicável ao condomínio, se estão de acordo com os estatutos, decisões da assembleia e aprovação do Conselho Fiscal; análise dos contratos, dos prestadores de serviços e folhas de pagamento de pessoal, as devidas retenções e recolhimentos de impostos e contribuições sociais. Aliado aos outros exames com saída ou ingresso de recursos em que é julgado passível de exames, inclusive se dentro das alçadas definidas em Convenção.
Nosso trabalho é realizado seguindo as atuais normas e padrões internacionais, os mesmos utilizados na elaboração de trabalhos para empresas de capital aberta e/ou regida por órgãos reguladores.
Apesar de a maioria das administradoras não procederem e quando for o caso, comparamos os valores orçados com os efetivamente realizados a fim de constatar seu devido enquadramento.
Marcelo Aguieiras: O que é necessário para que os resultados da auditoria alcancem seus objetivos?
Fiore: Depende de uma consciência administrativa. Sendo uma auditoria preventiva e destinada a prevenir inconvenientes, é importante que a administração reconheça e implementem as sugestões contidas no relatório da auditoria.
Marcelo Aguieiras: Existem períodos pré-determinados para a auditoria preventiva?
Fiore: O ideal é que o trabalho seja feito mensal ou trimestralmente, com a emissão de um relatório apontando eventuais irregularidades e as recomendações para correção das mesmas.
Marcelo Aguieiras: Um crime comum é o superfaturamento. É possível identificar os responsáveis por essa prática?
Fiore: Sim. É possível identificar um superfaturamento em ambas as auditorias.
Marcelo Aguieiras: Ocorrem casos de não recolher corretamente as obrigações tais como INSS, FGTS e outros, mas consta como pagos nas prestações de contas? A auditoria comprova a responsabilidade da administradora? O condomínio conseguirá, nestes casos, reaver os valores pagos?
Fiore: Sim, ocorre. Pode-se comprovar a responsabilidade da administradora cruzando com as certidões negativas de débito emitidas pelos órgãos governamentais envolvidos na análise. Embora estejam implícitas na prestação de serviços das administradoras, convêm constar do contrato descrevendo todos os itens cobertos na prestação de serviços. A maior possibilidade de ocorrência da fraude mencionada está relacionada à falsificação das guias de recolhimento que é um crime.
Marcelo Aguieiras: A administradora de condomínios é a responsável na prestação de contas? Ela pode ser processada em caso de fraude ou a responsabilidade é sempre do síndico?
Fiore: Depende do que for apurado. Como acima citado sobre recolhimentos, o Síndico pode e deve processar a administradora, se bem que a responsabilidade sobre a prestação de contas é sempre do síndico, mesmo transferindo parte de suas funções para uma administradora.
É preciso ter provas obtidas de forma legal, lícita, e, se possível, amparadas por uma auditoria comprovando a fraude da administradora. A responsabilidade do síndico, havendo fraude no recolhimento de impostos é o síndico, representante legal do condomínio, quem será chamado à justiça para prestar contas, mesmo havendo uma administradora legalmente contratada para esses serviços. O síndico poderá ingressar com ação futura contra a administradora para se ressarcir dos danos sofridos.
Marcelo Aguieiras: Então, o termo de aprovação de contas não tem efeito?
Fiore: Estando as contas auditadas e aprovadas pelo Conselho Fiscal e pago a mensalidade dos serviços prestados pela administradora, apesar de representar um grande grau de concordância até pode isentar a administradora de maiores responsabilidades, no entanto possíveis justificativas não são cabíveis se apresentarem problemas de legalidade para o condomínio.
É recomendável contar com ajuda de profissional experiente e habilitado para revisar as pastas antes da aprovação. E quando aplicável a administração do condomínio (síndico e conselheiros) deve recusar as pastas quando apresentarem inconvenientes, devolvendo-as à administradora para revisão e ajustes.
Marcelo Aguieiras: Quais são as práticas mais comumente usadas para lesar o condomínio?
Fiore: Entre as práticas mais comuns que vimos nos últimos anos, podemos destacar:
– Recebimentos de cotas em atraso sem a entrada dos recursos na conta;
– Acordos firmados com concessão de descontos indevidos;
– Compras de bens e serviços com recebimento de comissão (propina);
– Superfaturamento de bens ou serviços;
– Criação de falsa demanda para compra de bens ou de serviços;
– Desvios de recursos através de documentos falsos, como notas fiscais frias, recibos, orçamentos, etc.;
– Pagamentos em duplicidade.
Marcelo Aguieiras: As administradoras sendo encarregadas dos pagamentos são as responsáveis em casos de notas fiscais frias, serviços não prestados e outras práticas comuns lesando o condomínio?
Fiore: Depende, caso o síndico ordenar o pagamento desses documentos e sendo contratada dele, sua obrigação é pagar, não lhe aplicando a independência como é dada aos auditores, de denunciar o fato em relatórios.
Marcelo Aguieiras: Existem formas para reduzir os custos de uma auditoria?
Fiore: SIM. No caso da Administradora nos fornecer, que é comum hoje em dia, numa extensão fora do sistema, como PDF, SPOOL, PRN onde transferimos para o Excel para conferências de somas e cálculos e montagem de nossos papéis de trabalho dos relatórios emitidos e que são:
Os balancetes, ou prestações de contas mensais;
Os relatórios de emissão de boletas de cobrança;
Os relatórios de inadimplentes e outros julgados necessários, conforme as circunstâncias.
Marcelo Aguieiras: Qual a dica para quem quer realizar uma auditoria dentro do condomínio?
Fiore: Atentar para na contratação principalmente, confirmar a capacidade técnica da empresa de auditoria e sua experiência para assim certificar-se que os objetivos esperados pelos condôminos serão realmente alcançados.
Marcelo Aguieiras: Qual o custo de uma auditoria? Isso depende do tamanho do condomínio?
Fiore: Além do tamanho existem outros fatores, como os abordados anteriormente. Na média, seu custo gira em torno de R$4,00 a R$6,00 por unidade mês e desde que os serviços sejam pelo menos por período anual. Caso o condomínio, comercial ou residencial tenham 150 unidades, representa em torno de R$7.200,00 a R$10.800,00 ao ano.