As demonstrações contábeis pelo princípio de competência e as decisões empresariais.
Senhor empresário: Vale a pena verificar suas demonstrações contábeis?
Na maioria das vezes, NÃO.
Geralmente as demonstrações contábeis existem para atender a legislação fiscal e não como ferramenta de gestão. Normalmente os gestores utilizam-se de mapas de controle e raramente os cruzam com as demonstrações contábeis. Provocam um total distanciamento entre a situação da empresa e o que espelham suas demonstrações contábeis. Ambas devem refletir a situação econômica e financeira da empresa numa determinada data, na maioria das vezes no final de cada mês. Quando não há esse cruzamento pode até ocorrer desfalques. Vejam alguns números que justificam nossos serviços:
– 80% das entidades têm controles internos ineficientes;
– Nada menos que 76% das empresas brasileiras já sofreram algum tipo de fraude;
– 48% das fraudes foram causadas por pessoal das próprias companhias;
– 52% fontes externas, prestadores de serviços (21%), clientes (17%) e fornecedores (10%);
– As maiores são de falsificação de cheques e documentos, relatórios, roubos de ativos e de falsas despesas e/ou pagamentos em duplicidade;
– As companhias afirmam que 73% das fraudes foram inferiores a 1 milhão de reais;
– Em 46% dos casos, o valor não foi recuperado.
Tem sido intenso o debate ao longo dos últimos anos, em especial nos Estados Unidos e na Europa, sobre a obrigatoriedade ou não de existirem as demonstrações contábeis para efeitos fiscais. O caminho que tem sido seguido é o de agilizar as exigências para as pequenas empresas e aumentar a complexidade da informação em função do tipo de empresa e dos interessados (stakeholders) a quem deve servir.
No Brasil há muita confusão entre a legislação fiscal e a comercial. Julgam que empresas as empresas optantes pelo Simples ou Lucro Presumido, que podem optar pelo regime de caixa, para fins fiscais, não precisam manter a contabilidade em dia. Mas trata-se de regulação fiscal, que dispensa apenas no caso das MEI com faturamento anual até R$81.000,00, Alguns pensam que, por não ser obrigatória sua publicação, não precisam elaborar as demonstrações contábeis.
As demonstrações contábeis, também designadas de demonstrações financeiras devem ser elaboradas pelo Princípio de Competência e é obrigatória pela Lei 6.404/76, pelo Código Civil, Lei 10.406/2002, que inclui falência e concordata, e em especial as Resoluções do Conselho Federal de Contabilidade, devendo ser comparativas com o ano anterior e compostas das seguintes peças:
– Balanço Patrimonial.
– Demonstração do Resultado ou Demonstração de Superávit/Déficit do Exercício.
– Demonstração do Patrimônio Líquido ou Patrimônio Social.
– Demonstração do Fluxo de Caixa.
– Demonstração do Valor Adicionado.
– Notas Explicativas.
As demonstrações financeiras são importantes ferramentas de gestão e devem ser preparadas com o objetivo de ajudar na tomada de decisão por parte dos gestores das empresas.
A maioria das empresas não pode, ou não quer, ter um departamento contábil interno, preferindo subcontratar esse serviço a empresas especializadas. As empresas de contabilidade, são normalmente avaliadas pelos seus clientes por conseguirem evitar problemas com o fisco e pagar o mínimo possível de honorários e impostos, focam-se na parte fiscal. Devido ao elevado volume de trabalho na parte fiscal, por vezes esquecem-se que a informação que produzem é essencial para a gestão das empresas as quais prestam serviços.
Assim, quando examinamos as demonstrações contábeis de algumas empresas clientes, encontramos “contas fraudes” para onde vão todos os movimentos relacionados com aquele assunto, tornando quase impossível a sua leitura e muito difícil a sua utilização na tomada de decisão. Por exemplo:
– Conta Caixa: onde aparecem todos os movimentos que a empresa de contabilidade não conseguiu identificar. Esses valores normalmente vão parar na conta caixa ou suprimentos;
– Contas de fornecedores e de clientes não especificadas: todos os movimentos de fornecedores são levados à mesma conta Fornecedores, não permitindo identificar quais são os saldos de cada fornecedor. O mesmo fato também acontece nas contas de clientes;
– Contas de Bancos: todas juntas em depósitos à ordem, sem se conseguir aferir qual o saldo de cada banco;
– Adiantamentos a Fornecedores;
– Contas de empréstimos de sócios (suprimentos) e outras.
Como Auditores e conhecedores das técnicas contábeis e de administração, nós temos condições de opinar se as demonstrações contábeis refletem ou não a situação econômica e financeira da empresa, fato que dá credibilidade às mesmas e por isso são preferidas em licitações e/ou exigidas por órgãos públicos reguladores, e se estão sendo úteis para a administração das empresas.
A responsabilidade dos Contabilistas vem aumentando ano a ano, sendo estes, muitas vezes, solidariamente responsáveis pelas operações realizadas pelas empresas, suas clientes.
Receber antecipadamente as demonstrações contábeis da empresa implica numa sincronização entre a parte administrativa e quem executa a contabilidade. Por exemplo: para exigi-las na mesa até dia 20 do mês seguinte, têm fazer chegar toda a documentação à contabilidade até dia 5 de cada mês. Jamais devem aceitar receber as demonstrações contábeis no final do ano, quando terminou a partida entre o Botafogo e o Flamengo.
Devem acordar com os responsáveis pela execução técnica da contabilidade quais as contas que querem desagregadas, as que podem ser agrupadas e, respeitando a taxonomia exigida pelas regras contabilísticas, adaptar a contabilidade às necessidades da gestão.