Na 1ª parte abordamos os meios que ocasionam fraudes em condomínio e que decorrem:
* A falta de capacitação do Síndico, do Conselho Fiscal e das administradoras de condomínios;
* A utilização nas prestações de contas do método das partidas simples, citando exemplos também da segurança da utilização do método das partidas dobradas;
* Como também citamos um nosso outro artigo sobre fraudes.
https://binahauditores.com.br/2021/04/29/quem-comete-fraudes-nas-pessoas-juridicas/
Vamos explorar mais outras possiblidades mencionadas:
UTILIZAÇÃO DA CONTA POOL
Trata-se de centralizar numa conta bancária, em nome da administradora, os recebimentos e pagamentos de vários condomínios, como também de suas próprias operações.
Tal procedimento impede de examinar se as operações do condomínio foram registradas no seu extrato bancário, pois nele deve conter apenas valores recebidos da administradora, caso tenha havido superávit, transferidos, ou déficit nas operações condominiais.
Se fosse utilizada a própria conta bancária do condomínio, poderia ser confrontado se tudo o que a administradora registrou na prestação de contas consta também do extrato bancário.
AUSÊNCIA DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS E FINANCEIRAS
Trata-se de manuais descrevendo como executar determinadas operações e seus limites, por exemplo:
* Fundo Fixo de Caixa
Será mantido em caixa um fundo fixo de R$1.000,00 destinado a pagamento de pequenas despesas efetuadas em dinheiro. Sempre que consumido entre 70 a 85% do valor do fundo fixo, deverá ser emitido um cheque ou um PIX de reembolso de idêntico valor em nome do responsável desse caixa, como também todo final de mês, de tal forma que as contas pagas em dinheiro sejam registradas dentro do mês. Essas despesas serão registradas na conta do banco de onde se efetuou o reembolso.
Recebimentos de cotas condominiais em dinheiro ou cheque devem ser depositados em banco no mesmo dia.
* Compras
Para todas as compras de materiais ou serviços acima de R$1.000,00 por item devem ser solicitadas através de requisição firmada pelo Síndico e efetuadas pelo menos três orçamentos.
* Pagamentos
Todos os pagamentos devem ser efetuados nominativos, por PIX ou por cheques, descrevendo em sua cópia o motivo do pagamento e a respectiva documentação.
NÃO CONTRATAÇÃO DE UMA AUDITORIA INDEPENDENTE
A principal vantagem da contratação da auditoria independente é a prevenção de erros que, de alguma forma, possam comprometer a estrutura financeira e patrimonial do condomínio. Um trabalho de auditoria, quando bem-feito, pode constatar se as políticas internas estão sendo obedecidas de acordo com a convenção, o regimento interno e demais normas existentes e/ou sua omissão. O auditor deve efetuar um levantamento minucioso dos controles internos e dos procedimentos administrativos e financeiros do condomínio.
Ao efetuar este levantamento o auditor deverá emitir uma carta de controles internos em que identifica eventuais falhas nos sistemas operativos e sugere recomendações para que o condomínio possa melhorar os seus controles internos, procedimentos contábeis e fiscais.
A auditoria também deve verificar se o condomínio está operando de acordo com a legislação aplicável ao setor, pertinente aos aspectos legais e tributários.
No aspecto tributário, apesar dos condomínios não possuírem rendas objeto de efeitos fiscais, sendo dispensados da entrega de Declaração de Imposto de Renda, os pagamentos dos serviços prestados estão sujeitos à retenção na fonte do imposto de renda, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), da Contribuição para o PIS/Pasep e do INSS. São serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, pela prestação de serviços administração de contas a pagar e a receber, bem como pela remuneração de serviços profissionais. Nestes casos a auditoria verifica se estas retenções/recolhimentos foram efetuadas de acordo com a legislação vigente.
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